Atualizado em 25 de setembro de 2026.
As noções de administração aparecem em muitos editais de nível médio e superior, principalmente em cargos de técnico e analista administrativo, em tribunais, universidades, agências e estatais. A matéria reúne as funções administrativas, as principais teorias, o planejamento, as estruturas organizacionais, a liderança e a motivação, as ferramentas da qualidade e, em muitos editais, os modelos de administração pública. É um conteúdo conceitual, com muitos nomes e classificações, e as questões costumam cobrar a associação correta entre autor, teoria e ideia central.
Este guia organiza esse conteúdo em quadros para facilitar a revisão. A parte de eficiência na administração pública conversa com o guia de princípios da administração pública.
Conceitos básicos
Administrar é planejar, organizar, dirigir e controlar o uso de recursos para alcançar objetivos. Três conceitos aparecem em quase toda prova:
| Conceito | Significado | Pergunta que responde |
|---|---|---|
| Eficiência | Uso adequado dos recursos, fazer as coisas da forma certa | Como fizemos? |
| Eficácia | Alcance dos objetivos, fazer as coisas certas | Chegamos ao resultado? |
| Efetividade | Impacto real do resultado na sociedade ou no público | O resultado fez diferença? |
Exemplo: uma campanha de vacinação é eficiente se usa bem os recursos, eficaz se vacina o número previsto de pessoas e efetiva se reduz de fato os casos da doença.
Funções administrativas
- Planejamento: definir objetivos e os meios para alcançá-los.
- Organização: distribuir tarefas, recursos e responsabilidades, definindo a estrutura.
- Direção: conduzir as pessoas, com liderança, motivação e comunicação.
- Controle: acompanhar os resultados, comparar com o planejado e corrigir desvios.
A sigla PODC resume o processo administrativo moderno. Henri Fayol, que o formulou originalmente, falava em cinco funções: prever, organizar, comandar, coordenar e controlar.
Principais teorias
| Teoria | Autor | Ideia central |
|---|---|---|
| Administração Científica | Frederick Taylor | Ênfase nas tarefas: estudo de tempos e movimentos, especialização, padronização e incentivos salariais; visão do homem econômico |
| Teoria Clássica | Henri Fayol | Ênfase na estrutura: funções administrativas e princípios gerais, como unidade de comando, hierarquia e divisão do trabalho |
| Teoria da Burocracia | Max Weber | Organização racional baseada em normas escritas, impessoalidade, hierarquia, profissionalização e mérito |
| Relações Humanas | Elton Mayo | Ênfase nas pessoas: a experiência de Hawthorne mostrou a influência dos grupos informais e da atenção recebida na produtividade; visão do homem social |
| Teoria Comportamental | Maslow, Herzberg, McGregor | Estudo da motivação e do comportamento nas organizações |
| Teoria Sistêmica | Bertalanffy e outros | A organização como sistema aberto, em interação com o ambiente |
| Teoria da Contingência | Diversos autores | Não há uma forma única e melhor de administrar: tudo depende do ambiente e da situação |
Planejamento
| Nível | Quem faz | Prazo | Abrangência |
|---|---|---|---|
| Estratégico | Alta direção | Longo | A organização como um todo |
| Tático | Gerência intermediária | Médio | Cada área ou departamento |
| Operacional | Supervisão e execução | Curto | Tarefas e atividades específicas |
- Missão: a razão de ser da organização, o que ela faz e para quem.
- Visão: onde a organização quer chegar no futuro.
- Valores: os princípios que orientam o comportamento.
- Análise SWOT: cruza as forças e fraquezas, do ambiente interno, com as oportunidades e ameaças, do ambiente externo. Em português, também é chamada de FOFA.
- Balanced Scorecard: ferramenta de gestão estratégica que acompanha indicadores em quatro perspectivas: financeira, clientes, processos internos e aprendizado e crescimento.
Os tipos de decisão, os modelos de decisão e os vieses estão no guia de processo decisório.
Estruturas organizacionais
| Estrutura | Característica |
|---|---|
| Linear | Autoridade única e direta, com unidade de comando; simples, mas rígida |
| Funcional | Autoridade dividida por especialidade; um subordinado pode ter vários chefes especialistas |
| Linha-staff | Combina a linha, que decide, com o staff, que assessora sem autoridade de comando |
| Matricial | Combina a estrutura funcional com a de projetos; o funcionário responde a dois chefes |
| Divisional | Divisões autônomas por produto, região ou cliente |
A departamentalização é o agrupamento de atividades em unidades e pode ser funcional, por produto, geográfica, por cliente, por processo ou por projeto. A amplitude de controle é o número de subordinados de um chefe: quanto maior, mais achatada a estrutura.
Liderança e motivação
- Estilos de liderança: autocrático, em que o líder decide sozinho; democrático, em que o grupo participa das decisões; e liberal ou laissez-faire, em que o grupo tem liberdade quase total. A liderança situacional defende que o estilo deve variar conforme a maturidade dos liderados.
- Pirâmide de Maslow: as necessidades seguem uma hierarquia, das fisiológicas à segurança, às sociais, à estima e, no topo, à autorrealização.
- Teoria dos dois fatores, de Herzberg: os fatores higiênicos, como salário, condições de trabalho e políticas da empresa, evitam a insatisfação, mas não motivam; os fatores motivacionais, como reconhecimento, responsabilidade e crescimento, geram satisfação.
- Teorias X e Y, de McGregor: a Teoria X supõe que as pessoas evitam o trabalho e precisam ser controladas; a Teoria Y, que as pessoas podem gostar do trabalho e buscar responsabilidade.
Os elementos da comunicação, as barreiras, os fluxos e as redes estão no guia de comunicação organizacional.
As teorias da liderança, o grid gerencial, a liderança situacional e as bases do poder estão aprofundados no guia de liderança.
Controle e ferramentas da qualidade
| Ferramenta | Para que serve |
|---|---|
| Ciclo PDCA | Melhoria contínua em quatro etapas: planejar, executar, verificar e agir |
| 5W2H | Plano de ação: o quê, por quê, onde, quando, quem, como e quanto custa |
| Diagrama de Ishikawa | Identificar as causas de um problema; também chamado de espinha de peixe ou de causa e efeito |
| Diagrama de Pareto | Priorizar problemas, com a ideia de que poucas causas geram a maior parte dos efeitos, a regra 80/20 |
| Programa 5S | Organização do ambiente de trabalho: utilização, organização, limpeza, padronização e disciplina |
As teorias de Maslow, Herzberg, McClelland, Vroom, Adams e Locke estão aprofundadas no guia de teorias da motivação.
Modelos de administração pública
| Modelo | Características |
|---|---|
| Patrimonialista | Confusão entre o patrimônio público e o privado do governante, nepotismo e clientelismo |
| Burocrático | Reação ao patrimonialismo, com impessoalidade, hierarquia, concurso e controle rígido dos procedimentos; no Brasil, marcado pela criação do DASP, na década de 1930 |
| Gerencial | Foco em resultados, eficiência e no cidadão como usuário; no Brasil, marcado pelo Plano Diretor da Reforma do Aparelho do Estado, de 1995, e pela Emenda Constitucional 19/1998, que incluiu a eficiência entre os princípios da administração |
Os modelos não se substituem completamente: a administração gerencial mantém as conquistas da burocracia, como o concurso e a impessoalidade, e as combina com o foco em resultados. A ideia de governança pública, com transparência, prestação de contas e participação, é a evolução mais recente desse debate, e se conecta com o guia de ética no serviço público.
Três temas desta página têm guias próprios: as teorias da administração, a estrutura organizacional e a evolução da administração pública.
Exemplos para fixar
- Um órgão cumpre a meta de atendimentos gastando menos do que o previsto: foi eficaz e eficiente.
- Uma empresa percebe que um concorrente está saindo do mercado: é uma oportunidade, do ambiente externo, na análise SWOT.
- Um servidor responde ao chefe do seu departamento e ao coordenador de um projeto: estrutura matricial.
- Um aumento salarial reduz as reclamações, mas não aumenta o engajamento: fator higiênico, segundo Herzberg.
- Uma equipe define o que fazer, por que, onde, quando, quem, como e quanto custa: ferramenta 5W2H.
- Um gestor estuda os tempos de cada etapa de um processo para padronizar a execução: ideia da Administração Científica, de Taylor.
Revisão rápida
Antes da prova, confira: eficiência é meio, eficácia é resultado e efetividade é impacto; PODC resume as funções; Taylor enfatiza tarefas, Fayol a estrutura, Weber a burocracia e Mayo as relações humanas; o planejamento estratégico é de longo prazo e da alta direção; forças e fraquezas são internas, oportunidades e ameaças são externas; e o modelo gerencial foca em resultados.
Em provas de estatais e agências, o planejamento estratégico e as ferramentas da qualidade costumam ter mais peso que as teorias clássicas, por isso vale conferir o edital.
Dois temas da administração têm guias próprios: gestão de pessoas, com recrutamento, treinamento e avaliação de desempenho, e administração de materiais, com estoques, curva ABC e patrimônio.
Vários temas têm guias próprios, com mais profundidade: planejamento estratégico, gestão de projetos, gestão de processos e gestão da qualidade. Para a administração pública, veja também políticas públicas e governança pública.
Como o tema cai em prova
As pegadinhas mais comuns trocam eficiência e eficácia, atribuem a Taylor a ênfase na estrutura e a Fayol a ênfase nas tarefas, confundem fatores higiênicos e motivacionais ou colocam forças e fraquezas no ambiente externo. Monte quadros com autor, teoria e ideia central e registre as confusões no caderno de erros. Para cargos administrativos de nível médio, combine este guia com o de Arquivologia, outra matéria frequente nesses editais.
Perguntas frequentes
Qual a diferença entre eficiência e eficácia?
Eficiência é fazer as coisas da forma certa, com bom uso dos recursos; eficácia é fazer as coisas certas, alcançando os resultados. A efetividade mede o impacto real desses resultados.
Quais são as funções da administração?
Planejamento, organização, direção e controle, conhecidas pela sigla PODC. Fayol, que as formulou originalmente, falava em prever, organizar, comandar, coordenar e controlar.
O que é análise SWOT?
É uma ferramenta de planejamento que cruza forças e fraquezas, do ambiente interno, com oportunidades e ameaças, do ambiente externo.
Conteúdo produzido e revisado pela equipe editorial da SOS Concursos, que acompanha concursos públicos desde 2006. Cada dado deste artigo foi conferido nas fontes listadas acima. Conheça nossa política editorial ou envie uma correção para contato@sosconcursos.com.br.
