Arquivologia para concurso: teoria das três idades, princípios, gestão e métodos de arquivamento

Atualizado em 25 de setembro de 2026.

A Arquivologia é cobrada em muitos concursos de nível médio e superior, principalmente em tribunais, órgãos federais, prefeituras e cargos administrativos, como técnico e assistente. É uma matéria de conteúdo relativamente pequeno e com questões muito parecidas entre as provas, o que a torna uma das melhores apostas para ganhar pontos com pouco tempo de estudo. As bases são a Lei 8.159/1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos, e os conceitos consolidados pela doutrina e pelo Conselho Nacional de Arquivos, o CONARQ.

Este guia reúne os conceitos, os princípios, a gestão de documentos e os métodos de arquivamento. A parte de sigilo das informações está no guia da Lei de Acesso à Informação.

Conceitos da Lei 8.159

• Arquivos: conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
• Gestão de documentos: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando à eliminação ou ao recolhimento para guarda permanente.
• É dever do poder público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.
• A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas depende de autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.
• Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.
• Fica sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa quem desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerados de interesse público e social.

Teoria das três idades

O valor primário é o valor para a própria instituição que produziu o documento, ligado à razão pela qual ele foi criado: administrativo, legal ou fiscal. O valor secundário é o valor para outros usuários e para a sociedade, depois de cumprida a função original: histórico, probatório ou informativo.

Duas palavras são cobradas em quase toda prova: transferência é a passagem de documentos do arquivo corrente para o intermediário; recolhimento é a entrada de documentos no arquivo permanente.

Princípios arquivísticos

• Proveniência ou respeito aos fundos: os documentos de uma mesma origem devem ser mantidos juntos, sem se misturar aos de outras origens.
• Organicidade: os documentos refletem a estrutura, as funções e as atividades da entidade que os produziu e se relacionam entre si.
• Unicidade: cada documento tem caráter único no contexto em que foi produzido, ainda que existam cópias.
• Indivisibilidade ou integridade: o fundo deve ser preservado sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou acréscimo indevido.
• Cumulatividade: o arquivo é formado de maneira progressiva e natural, conforme as atividades.
• Ordem original: deve ser mantida a organização dada pela entidade produtora.
• Territorialidade: os arquivos devem permanecer no território em que foram produzidos.

Classificação dos documentos

A espécie e o gênero costumam ser confundidos. Um ofício impresso é do gênero textual e da espécie ofício. Uma fotografia é do gênero iconográfico. Os documentos sigilosos são classificados conforme a Lei de Acesso à Informação, com prazos de 25 anos para os ultrassecretos, 15 para os secretos e 5 para os reservados.

Gestão de documentos, protocolo e avaliação

A gestão tem três fases: produção, utilização e avaliação e destinação. Na utilização, destaca-se o protocolo, setor responsável pelas atividades de recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição dos documentos. A forma como os documentos oficiais são produzidos está no guia de redação oficial.

• Plano ou código de classificação: instrumento que organiza os documentos por funções e atividades, atribuindo códigos a cada assunto.
• Tabela de temporalidade e destinação: instrumento de avaliação que define os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária e a destinação final de cada tipo de documento: eliminação ou guarda permanente.
• Avaliação: é feita por comissão permanente de avaliação, que analisa os documentos e propõe os prazos e a destinação.

Métodos de arquivamento

• Alfabético: ordena pelo nome. É um método direto, porque a busca é feita diretamente no arquivo, sem índice.
• Geográfico: ordena pela procedência ou pelo local, como estado, cidade e correspondente. Também é direto.
• Numérico simples: atribui um número a cada correspondente ou assunto, na ordem de chegada. É indireto, porque exige índice alfabético para localizar os documentos.
• Numérico cronológico: além do número, considera a data, e é o método usado em muitos protocolos.
• Dígito-terminal: os números são divididos em pares e lidos da direita para a esquerda. Um documento de número 829546 é arquivado primeiro pelo par 46, depois pelo 95 e, por último, pelo 82. É muito usado quando há grande volume de documentos numerados.
• Ideográfico: ordena por assunto, em ordem alfabética, como a enciclopédica e a de dicionário, ou numérica, como a decimal e a duplex.

Regras de alfabetação mais cobradas

• Nas pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome: João Barbosa é arquivado como BARBOSA, João.
• Sobrenomes compostos de substantivo e adjetivo ou ligados por hífen não se separam: CASTELO BRANCO, Paulo.
• Sobrenomes formados com Santa, Santo ou São seguem a mesma regra: SÃO PAULO, Maria.
• As indicações de parentesco, como Filho, Júnior, Neto e Sobrinho, acompanham o sobrenome, mas não são consideradas na ordenação: SILVA FILHO, Antônio fica junto dos demais SILVA.
• Artigos e preposições, como de, da, do e e, não são considerados, e títulos como doutor e professor também não.
• Nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que é o de família paterna, e nomes orientais, como se apresentam.
• Nomes de empresas e instituições são registrados como se apresentam.

Documentos digitais e digitalização

Os documentos digitais devem ser gerenciados com os mesmos princípios, com atenção à autenticidade, à integridade e à preservação de longo prazo. A digitalização de documentos públicos e privados, para que o documento digitalizado produza os mesmos efeitos legais do original, deve seguir requisitos técnicos definidos em regulamento federal. A microfilmagem é regulada por lei própria. Digitalizar não significa, por si só, autorização para eliminar os originais: a eliminação depende da tabela de temporalidade e da autorização da instituição arquivística.

Nos editais de cargos administrativos, a Arquivologia costuma vir acompanhada de noções de administração.

Como o tema cai em prova

As pegadinhas mais comuns trocam transferência e recolhimento, afirmam que os documentos permanentes podem ser eliminados, que o valor secundário é o administrativo, que o método numérico é direto ou confundem espécie e tipologia. Também aparecem questões práticas de ordenação alfabética e de dígito-terminal. Faça questões da sua banca, porque os padrões se repetem, e registre as confusões no caderno de erros. Para concursos de tribunais, combine este guia com o de concurso do TJ-SP.

Equipe SOS Concursos

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