Administração tributária no CTN: fiscalização, sigilo fiscal, dívida ativa e certidões negativas

Atualizado em 25 de setembro de 2026.

A administração tributária é o conjunto de normas que regulam a atuação do Fisco na fiscalização dos contribuintes, na inscrição da dívida ativa e na expedição de certidões. No Código Tributário Nacional, o tema ocupa os artigos 194 a 208 e é cobrado com frequência nos concursos fiscais, como os das Sefaz, da Receita Federal e das prefeituras, geralmente de forma literal. Este guia resume os pontos mais cobrados. O lançamento e a cobrança do crédito estão no guia de crédito tributário.

A administração tributária na Constituição

A Constituição faculta à administração tributária, especialmente para conferir efetividade à capacidade contributiva, identificar o patrimônio, os rendimentos e as atividades econômicas do contribuinte, respeitados os direitos individuais e nos termos da lei. Determina também que a administração fazendária e os seus servidores fiscais terão, dentro das suas áreas de competência, precedência sobre os demais setores administrativos, e que as administrações tributárias, atividades essenciais ao funcionamento do Estado, exercidas por servidores de carreiras específicas, terão recursos prioritários e atuarão de forma integrada, inclusive com o compartilhamento de cadastros e de informações fiscais.

A fiscalização

A legislação tributária regula a competência e os poderes das autoridades administrativas em matéria de fiscalização, e essas regras se aplicam às pessoas naturais ou jurídicas, contribuintes ou não, inclusive às que gozem de imunidade tributária ou de isenção de caráter pessoal. Não têm aplicação quaisquer disposições legais excludentes ou limitativas do direito de examinar mercadorias, livros, arquivos, documentos e papéis comerciais ou fiscais dos comerciantes, industriais ou produtores, ou da obrigação destes de exibi-los. Os livros e os comprovantes devem ser conservados até que ocorra a prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que se refiram. Pela Súmula 439 do STF, estão sujeitos à fiscalização quaisquer livros comerciais, limitado o exame aos pontos objeto da investigação.

O termo de início e a espontaneidade

A autoridade que proceder ou presidir quaisquer diligências de fiscalização deve lavrar os termos necessários para que se documente o início do procedimento, na forma da legislação aplicável, que fixará o prazo máximo para a sua conclusão. O início do procedimento fiscal tem uma consequência importante: afasta a denúncia espontânea, porque, pelo artigo 138 do CTN, não se considera espontânea a denúncia apresentada após o início de qualquer procedimento administrativo ou medida de fiscalização relacionados com a infração. A denúncia espontânea, acompanhada do pagamento do tributo e dos juros de mora, exclui a responsabilidade pela infração, mas, pela Súmula 360 do STJ, não se aplica aos tributos sujeitos a lançamento por homologação regularmente declarados, mas pagos com atraso.

O dever de prestar informações

Mediante intimação escrita, são obrigados a prestar à autoridade administrativa todas as informações de que disponham com relação aos bens, negócios ou atividades de terceiros: os tabeliães, escrivães e demais serventuários de ofício; os bancos, casas bancárias, caixas econômicas e demais instituições financeiras; as empresas de administração de bens; os corretores, leiloeiros e despachantes oficiais; os inventariantes; os síndicos, comissários e liquidatários; e quaisquer outras entidades ou pessoas que a lei designe. A obrigação não abrange a prestação de informações sobre fatos que o informante esteja legalmente obrigado a observar segredo em razão de cargo, ofício, função, ministério, atividade ou profissão, o chamado sigilo profissional.

O sigilo fiscal e as suas exceções

É vedada a divulgação, por parte da Fazenda Pública ou de seus servidores, de informação obtida em razão do ofício sobre a situação econômica ou financeira do sujeito passivo ou de terceiros e sobre a natureza e o estado de seus negócios ou atividades. São exceções ao sigilo, entre outras:

• a requisição de autoridade judiciária no interesse da justiça;
• as solicitações de autoridade administrativa no interesse da Administração Pública, desde que comprovada a instauração regular de processo administrativo, no órgão ou na entidade respectiva, com o objetivo de investigar o sujeito passivo a que se refere a informação, por prática de infração administrativa;
• a troca de informações entre as Fazendas Públicas, na forma de lei ou convênio.

Além disso, não é vedada a divulgação de informações relativas a representações fiscais para fins penais, a inscrições na dívida ativa da Fazenda Pública e a parcelamento ou moratória, além de outras hipóteses incluídas posteriormente, como a de benefícios tributários concedidos a pessoas jurídicas.

O acesso aos dados bancários

A Lei Complementar 105/2001 permite que as autoridades fiscais examinem documentos, livros e registros de instituições financeiras, inclusive os referentes a contas de depósitos e aplicações financeiras, quando houver processo administrativo instaurado ou procedimento fiscal em curso e os exames forem considerados indispensáveis. O STF declarou a regra constitucional, entendendo que não se trata de quebra de sigilo, mas de transferência do sigilo bancário para o fiscal, porque as informações continuam protegidas pelo dever de sigilo dos servidores.

A assistência entre as Fazendas e o auxílio da força pública

As Fazendas Públicas da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios prestam-se mutuamente assistência para a fiscalização dos tributos e permuta de informações, na forma estabelecida, em caráter geral ou específico, por lei ou convênio. A União pode também permutar informações com Estados estrangeiros no interesse da arrecadação e da fiscalização de tributos, na forma de tratados, acordos ou convênios. As autoridades administrativas podem requisitar o auxílio da força pública federal, estadual ou municipal quando vítimas de embaraço ou desacato no exercício de suas funções, ou quando necessário à efetivação de medida prevista na legislação tributária, ainda que não se configure fato definido em lei como crime ou contravenção.

A dívida ativa

Constitui dívida ativa tributária a proveniente de crédito dessa natureza, regularmente inscrita na repartição administrativa competente, depois de esgotado o prazo fixado para pagamento pela lei ou por decisão final proferida em processo regular. A fluência de juros de mora não exclui a liquidez do crédito. O termo de inscrição deve indicar o nome do devedor e dos corresponsáveis e, sempre que possível, o domicílio de um e de outros; a quantia devida e a maneira de calcular os juros de mora; a origem e a natureza do crédito, com a disposição da lei em que seja fundado; a data da inscrição; e, sendo o caso, o número do processo administrativo de que se originar o crédito.

A omissão ou o erro nesses requisitos são causas de nulidade da inscrição e do processo de cobrança, mas a nulidade pode ser sanada até a decisão de primeira instância, mediante substituição da certidão nula, devolvido ao sujeito passivo o prazo para defesa, que somente pode versar sobre a parte modificada. Pela Súmula 392 do STJ, a substituição da certidão de dívida ativa é possível até a sentença dos embargos, para corrigir erro material ou formal, vedada a modificação do sujeito passivo da execução. A dívida regularmente inscrita goza de presunção de certeza e liquidez e tem o efeito de prova pré-constituída, mas essa presunção é relativa e pode ser afastada por prova inequívoca, a cargo do sujeito passivo ou do terceiro a quem aproveite. A cobrança judicial está no guia de execução fiscal.

As certidões negativas

A lei pode exigir que a prova da quitação de determinado tributo seja feita por certidão negativa, expedida à vista de requerimento do interessado, que contenha todas as informações necessárias à identificação da sua pessoa, domicílio fiscal e ramo de negócio ou atividade. A certidão é sempre expedida nos termos em que tenha sido requerida e deve ser fornecida dentro de 10 dias da data da entrada do requerimento na repartição.

Tem os mesmos efeitos da certidão negativa a certidão positiva com efeitos de negativa, que registra a existência de créditos não vencidos, em curso de cobrança executiva em que tenha sido efetivada a penhora, ou cuja exigibilidade esteja suspensa. A prova de quitação é dispensada quando se tratar de ato indispensável para evitar a caducidade de direito, respondendo todos os participantes no ato pelo tributo eventualmente devido, pelos juros de mora e pelas penalidades cabíveis, exceto as relativas a infrações de responsabilidade pessoal do infrator. A certidão negativa expedida com dolo ou fraude, que contenha erro contra a Fazenda Pública, responsabiliza pessoalmente o funcionário que a expedir pelo crédito tributário e pelos juros de mora, sem prejuízo da responsabilidade criminal e funcional.

Como estudar

Leia os artigos 194 a 208 do CTN mais de uma vez, porque as questões costumam reproduzir o texto legal com pequenas alterações. Memorize as exceções ao sigilo, os requisitos do termo de inscrição, o prazo de 10 dias da certidão e as três hipóteses da certidão positiva com efeitos de negativa.

Exemplos de como cai

Afirmação: "As pessoas que gozam de imunidade tributária não se sujeitam à fiscalização." Errado. A legislação de fiscalização aplica-se também aos imunes e aos isentos de caráter pessoal.

Afirmação: "A certidão de que conste crédito com exigibilidade suspensa tem os mesmos efeitos da certidão negativa." Certo. É a certidão positiva com efeitos de negativa.

Afirmação: "A presunção de certeza e liquidez da dívida ativa é absoluta." Errado. É relativa e pode ser afastada por prova inequívoca.

Resumo para revisar antes da prova

Precedência da administração fazendária e identificação do patrimônio do contribuinte na Constituição; fiscalização aplicável a contribuintes ou não, imunes e isentos; livros conservados até a prescrição; termo de início, que afasta a denúncia espontânea; dever de informar mediante intimação escrita, ressalvado o sigilo profissional; sigilo fiscal com exceções para requisição judicial e processo administrativo, e divulgação permitida de representações penais, dívida ativa e parcelamento; transferência do sigilo bancário pela LC 105; assistência entre as Fazendas e auxílio da força pública; dívida ativa com termo de inscrição, nulidade sanável até a decisão de primeira instância e presunção relativa; e certidão negativa em 10 dias, positiva com efeitos de negativa e responsabilidade pessoal do funcionário por certidão fraudulenta.

Equipe SOS Concursos

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